Alles wat je moet weten via een Sociaal Secretariaat
Als werkgever heb je het vaak druk genoeg met het reizen en zeilen van je bedrijf. Het bijhouden van de personeelsadministratie kan dan ook behoorlijk wat tijd en energie in beslag nemen. Een Sociaal Secretariaat kan hier een goede oplossing voor zijn zijn. Maar wat is een Sociaal Secretariaat nu precies en wat zijn de voordelen van het inschakelen ervan? In deze tekst leg ik het je allemaal uit.
Wat is een Sociaal Secretariaat?
Een Sociaal Secretariaat is een externe verdwijning van de loonadministratie en de sociale documenten van werkgevers overneemt. Dit kan via een online platform of een persoonlijk contactpunt. Een Sociaal Secretariaat neemt geen personeelsbeleid over en geeft geen advies over HR-zaken zoals herschikking of ontslagprocedures.
Welke taken nemen een Sociaal Secretariaat over?
Een Sociaal Secretariaat neemt verschillende overgenomen van de werkgever, zoals:
- De berekening van de lonen en de bijhorende sociale bijdragen
- Het opstellen en verzenden van de benodigde sociale documenten (bijvoorbeeld loonfiches, jaarlijkse fiscale aangiften, enzovoort)
- Het bijhouden van de wettelijke verplichtingen rond de sociale zekerheid (bv. bij ziekte of zwangerschap van een werknemer)
- Het overlijden van verlofdagen
- Het bijhouden van de sociale wetgeving en het informeren van de werkgever over eventuele wijzigingen
Wat zijn de voordelen van een Sociaal Secretariaat?
Het inschakelen van een Sociaal Secretariaat heeft verschillende voordelen:
1. Tijdswinst
Het bijhouden van de personeelsadministratie kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Door een Sociaal Secretariaat in te schakelen, kan je deze tijd investeren in andere zaken.
2. Kostenbesparing
Het inschakelen van een Sociaal Secretariaat kan enorme kosten zoals opleidingen, personeel en software verminderen. Een Sociaal Secretariaat heeft ook de nodige kennis van de wetgeving om mogelijke boetes te vermijden.
3. Deskundigheid
Een Sociaal Secretariaat heeft de benodigde expertise om de sociale documenten foutloos op te stellen. Dit zorgt voor een correcte afhandeling van de sociale zaken, waarbij de kans op fouten bij de werkgever kleiner is.
4. Flexibiliteit
Bij de inschakeling van een Sociaal Secretariaat kan de werkgever zelf kiezen welke diensten hij/zij wil afnemen. Er is ruimte voor persoonlijke voorkeur naar de noden van het bedrijf.
5. Wettelijke verplichtingen
Een Sociaal Secretariaat heeft de kennis van de huidige wet- en regelgeving. Hierdoor kan de werkgever met een gerust hart de sociale documenten overlaten aan het Sociaal Secretariaat.
Wie doet wat bij een Sociaal Secretariaat?
Een Sociaal Secretariaat werkt samen met verschillende partijen om de genomen te verdelen:
1. Werkgever
De werkgever blijft natuurlijk eindverantwoordelijk bij een samenwerking met een Sociaal Secretariaat. De werkgever is verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde info.
2. Sociaal Secretariaat
Het Sociaal Secretariaat staat in voor de berekening van de lonen, voor de opmaak en verzending van sociale documenten.
3. Sociale Inspectie
Sociale inspecties zijn factoren die ervoor zorgen dat werkgevers zich aan de wettelijke verplichtingen houden. Hierdoor zal een Sociaal Secretariaat een juiste afhandeling van de sociale zaken garanderen.
4. Sociale partners
Sociale partners zijn vertegenwoordigers van de werknemers en werkgevers. Hun doel is om de belangen van deze partijen te behartigen.
5. Overheid
De overheid is verantwoordelijk voor de controle van de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn op de loon- en personeelsadministratie.
Wat zijn de kosten van een Sociaal Secretariaat?
De kosten van een Sociaal Secretariaat zijn afhankelijk van verschillende factoren. De grootte van het bedrijf, het aantal werknemers, en de omvang van de verschillende diensten kunnen invloed hebben op de kosten. De kosten worden meestal berekend volgens de loonmassa van de werknemers.
Welke rechten heeft de werknemer gedeeltelijk?
De werknemer is en blijft in dienst bij de werkgever, waardoor de regels rond privacy en bescherming van persoonsgegevens blijven. De werknemer kan ook bij het Sociaal Secretariaat terecht voor vragen of problemen rond zijn loon- en personeelsadministratie.
Conclusie
Zonder twijfel kan een Sociaal Secretariaat voordelen bieden voor werkgevers die hun personeelsadministratie willen uitbesteden. Daarbij wordt vaak tijd bespaard en fouten gemaakt. Ook is er genoeg ruimte voor persoonlijke hoeveelheden en kunnen mensen altijd terecht bij een Sociaal Secretariaat voor vragen of problemen.