Tijdregistratie: alles wat je moet weten
Inleiding
Tijdregistratie is een belangrijk aspect binnen veel bedrijven en organisaties. Vaak wordt er gewerkt met flexibele uren en verschillende soorten contracten. Het is belangrijk om de gewerkte uren van medewerkers goed bij te houden en te verwerken. Dit kan handmatig worden gedaan, maar er bestaan ook verschillende softwareprogramma's die deze taak uit handen nemen. In deze tekst gaan we in op tijdregistratie en alle aspecten die When komen kijken.
Waarom tijdregistratie?
Het bijhouden van de gewerkte uren heeft verschillende voordelen en redenen. Ten eerste is het verplicht in het kader van wet- en regelgeving. Werkgevers moeten kunnen bewijzen hoeveel uren hun medewerkers hebben gewerkt om zo te voldoen aan de arbeidstijdenwet. Ten tweede is tijdregistratie een belangrijk instrument om de loonadministratie te kunnen uitvoeren en om te voorkomen dat medewerkers te weinig of te veel uitbetaald krijgen. Ten derde kan het bijhouden van de gewerkte uren ook helpen bij het beheren van de werklast en het plannen van het personeelsbestand.
Handmatige tijdregistratie
Handmatige tijdregistratie is de meest basale en geleidelijke manier van het bijhouden van gewerkte uren. Bij deze methode wordt er gebruik gemaakt van een papieren urenformulier dat door de medewerker is ingevuld en ondertekend. Vervolgens moet dit formulier door de werkgever worden gecontroleerd en verwerkt. Deze methode is beveiligd en foutgevoelig. Bovendien zijn deze formulieren gemakkelijk te verliezen en kan er geen gebruik worden gemaakt van data-analyse.
Excel als tool voor tijdregistratie
Een veelgebruikte methode van tijdregistratie is via Excel-bestanden. Hierbij worden uren door medewerkers aangenomen in een vooraf gemaakte spreadsheet en gecontroleerd door een leidinggevende. Deze methode is gebaseerd op handmatige tijdregistratie, maar het blijft nog steeds minimaal en foutgevoelig. Bovendien is deze methode niet geschikt voor grotere organisaties, omdat het bijhouden van deze spreadsheets dan erg veel tijd in beslag zou nemen.
Software voor tijdregistratie
Om het bijhouden van gewerkte uren om te maken, zijn er verschillende softwaretools op de markt. Deze tools zijn ontworpen om het proces te automatiseren en op maat te maken voor de behoeften van uw organisatie. De medewerker kan bijvoorbeeld inloggen via een speciaal portaal en uren registreren in een gebruiksvriendelijke interface. Deze gegevens kunnen dan door de leidinggevende worden gecontroleerd en erkend. Softwaretools voor tijdregistratie kunnen ook gekoppeld worden aan andere systemen binnen een organisatie, zoals de loonadministratie of CRM-systemen.
Verschillende soorten software voor tijdregistratie
Er zijn verschillende soorten software voor tijdregistratie. We zullen hier een aantal bespreken:
1. Basale online tools
Een van de basis online tools voor tijdregistratie is Toggl. Dit programma is gemakkelijk in gebruik en kan ook gekoppeld worden aan andere tools. Toggl biedt integraties met meer dan 100 andere tools, waaronder Asana, Github en Trello. Het programma is gratis te gebruiken voor maximaal vijf gebruikers.
2. Geavanceerde softwarepakketten
Er zijn vele ontwikkelde softwarepakketten op de markt die specifiek ontwikkeld zijn om tijdregistratie gemakkelijker te maken voor bedrijven. Onder onze favorieten behoren Clockify, Workday en ADP Workforce Now. Elk van deze programma's biedt unieke functionaliteiten en integraties, waaronder universele workflows, koppeling met uw loonadministratie en het genereren van rapporten.
3. Specialistische software
In sommige sectoren is specifieke software nodig om tijdregistratie goed te kunnen uitvoeren. Deze software wordt zelden toegespitst op bedrijven in de gezondheidszorg van de productie-industrie. De software kan bijvoorbeeld worden gebruikt om roosters van medewerkers te maken en rekening te houden met regels rond de werktijd.
Tips voor het kiezen van de juiste software
Als u besluit om te kiezen voor software voor tijdregistratie, zijn er een aantal zaken waar u op moet letten:
1. Kijk naar de functionaliteiten: welke functionaliteiten heeft u nodig in uw organisatie? Heeft u bijvoorbeeld behoefte aan integraties met andere systemen?
2. Maak gebruik van de gratis proefperiode: de meeste softwarepakketten bieden een gratis proefperiode aan. Maak hier gebruik van om te zien of het pakket geschikt is voor uw organisatie.
3. Lees reviews en vergelijk verschillende pakketten: op het internet zijn verschillende reviews te vinden van software voor tijdregistratie. Lees deze om te zien wat de gebruikerservaringen zijn van andere gebruikers.
Conclusie
Het bijhouden van gewerkte uren is belangrijk voor zowel werkgever als werknemer. Handmatige tijdregistratie van registratie via Excel is foutgevoelig en vervuiling. Software voor tijdregistratie biedt een gedetailleerde en nauwkeurige oplossing, waarbij de keuze van de behoefte van uw organisatie afhangt. Het is aan te raden om verschillende softwarepakketten te vergelijken en de gratis proefperiode te gebruiken voordat u een keuze maakt.